For at timer, overtid og tillegg som blir registrert i Svenn kan brukes som grunnlag for lønn, må det settes opp med kobling til Lønnsarter. Lønnsarter er "knagger" lønnssystemer bruker til å generere lønnen til de ansatte.

En lønnsart består av to deler:

  1. Navn - En beskrivelse av hvilken funksjon lønnsarten har.

  2. Kode - En unik kode som systemer kan gjenkjenne lønnsarten etter.

Eksempler på lønnsarter kan være:

  1. Timelønn

  2. Fastlønn

  3. Overtid 50%

  4. Overtidstillegg 100%

  5. Smusstillegg

I lønnssystemet setter man opp hva satsen for de ulike lønnsartene skal være, og antallene som kommer fra Svenn blir da ganget opp med satsen for den aktuelle lønnsarten. ( Din regnskapsfører vil som regel hjelpe deg med oppsett av dette ).

Eksempel på hvordan dette blir håndtert:

  1. Sats for Timelønn er variabel og settes på ansattkortet i lønnssystemet.

  2. Sats for ansatt Elin Hammer er 205 kr per time.

  3. Elin har registrert 134,5 timer i Svenn i den gjeldende perioden.

  4. Lønnsarten Timelønn har kode 5 i lønnssystemet.

  5. Lønnsarten Timelønn er opprettet i Svenn med kode 5, og blir automatisk satt på alle timer ført av ansatte som er timelønnet.

  6. Ved overføring av grunnlag fra Svenn til lønnssystemet, blir timeantallet ganget med satsen i lønnssystemet:

    134,5 x 205 = 27 572,5 kr

Når alt er satt opp riktig, blir dette regnet ut automatisk for alle ansatte, for alle timer, overtider og tillegg som er ført i Svenn.

Oppsettet består av 4 enkle steg:

  1. Opprett lønnsarter

    1. Legg inn alle relevante arter

    2. Sett opp standard lønnsart

    3. Tilgang til å sette lønnsarter på timer

  2. Samkjør ansattnummer mellom Svenn og ditt lønnssystem

    1. Overstyring av standard lønnsart

  3. Koble lønnsarter til timer

  4. Koble lønnsarter til overtid og tillegg

  5. Videre lesing ( valgfritt )

    1. Integrasjon med mitt lønnssystem

1. Opprett lønnsarter:  

Som nevnt over består en lønnsart av et nummer og et navn. Det er viktig at disse blir hentet fra ditt lønnssystem. ( Hvis dere allerede har lønnet ansatte i en periode, finnes disse lønnsartene i deres lønnssystem. Spør regnskapsføreren din hvis du er usikker. )

Som en administrator i selskapet setter du opp lønnsarter ved å gå til "Innstillinger" i menyen til venstre, og så trykke undermenyen "Lønn":

Legg inn alle relevante arter

Når du har fått listen med lønnsarter fra din regnskapsfører (eller har hentet den ut selv), legger du inn hver enkelt ved å skrive inn koden til lønnsarten under "Lønnsart" og navnet til lønnsarten under "lønnsartsnavn":

Når du har fylt inn kode og navn, så trykker du lagreknappen til høyre for å lagre den nye lønnsarten.

Sett opp standard lønnsart

Du kan sette en standard lønnsart som settes hver eneste gang en time registreres. Hvis dine ansatte stort sett er timelønnet, kan dette eksempelvis være "120 - Timelønn". Når en time blir registret vil den få "120 - Timelønn" som lønnsart automatisk, og de ansatte trenger ikke å velge dette i hver eneste timeføring.

Det er valgfritt om du ønsker at alle timer automatisk skal få en lønnsart. Hvis du ønsker dette trykker du bare på nedtrekksmenyen under "Angi standard lønnsart", velger den arten som er riktig for dere og trykker lagre:

Tips: Hopp til "Overstyring av standard lønnsart"

Tilgang til å sette lønnsarter på timer:

Det kan hende at du ikke ønsker at dine ansatte skal kunne endre lønnsart hver gang de registrerer timer? I så fall huker du av «bare administrator kan se og redigere lønnsarter». De ansatte kan nå ikke gjøre noe endringer på de lønnsartene som er satt. Dette kan være nyttig hvis ønsker mer kontroll over hva slags lønnsarter som blir brukt, og stort sett bare ønsker at systemet selv skal sette dette for de ansatte:

2. Samsvar ansattnummer mellom Svenn og ditt lønnssystem

For å sørge for at timer ført i Svenn kommer over til lønnssystemet på riktig ansatt er det viktig at ansattnummer i Svenn samsvarer med ansattnummer i lønnssystemet dere bruker. (Dette har regnskapsfører også oversikt over).

Når du har fått listen over ansattnummer / Ansatt-ID fra lønnssystemet, kan du oppdatere ansattnummeret til hver enkelt ansatt i Svenn ved å gå til "Ansatte" i menyen til venstre:

Klikk så inn på den ansatte du ønsker å oppdatere, og sett ansattnummer fra lønnssystemet i feltet som heter "ANSATT-ID":

HUSK: Når du har gjort endringen må du bla ned til bunnen av vinduet og trykke lagre:

Overstyring av standard lønnsart

Tidligere satte vi opp standard lønnsart, slik at alle timer automatisk får en lønnsart koblet på når den føres. Da tenkte du kanskje "Men hva med de ansatte som er fastlønnet?"

Vi har selvfølgelig tenkt på det også, og laget en måte å overstyre hvilken lønnsart som skal bli satt på timer ført av hver enkelt ansatt.

Dette gjør du ved å gå til "Ansatte" i menyen til venstre, og så klikke inn på ansattkortet til hver ansatt du ønsker å overstyre på.

Bla så ned til valget "Lønnsart" og velg hvilken lønnsart timene ført av denne ansatte skal få:

3: Koble en lønnsart mot en timeføring: 

Hvis du har satt opp en standard lønnsart, vil alle timer automatisk få denne satt på timene som blir ført.

Hvis du heller ønsker at de ansatte skal sette dette på hver enkelt føring, eller kunne bytte lønnsarter når de fører timer, så skal vi se på hvordan dette gjøres nå.

Som normalt går du til timeregistrering og trykker på den grønne knappen « registrer time» for å få opp skjemaet for å registrere en time. I timeregistreringen kan du nå velge lønnsart som du har satt opp under innstillingene.

Trykk "Lagre", for å lagre timeføringen.

Hvis du har slått på kolonnen "Lønnsart", så kan du se hvilken lønnsart som er tilknyttet timeføringen:

Tips: Usikker på hvordan du kan vise og skjule kolonner i Svenn?

Ta en titt på denne artikkelen: Vise og skjule kolonner i rapporter

4. Koble lønnsarter til overtid og tillegg

Du har muligheten til å koble registrering av overtid og tillegg opp mot lønnsarter i Svenn. Hvis du bruker noen av integrasjonene våre til lønn, vil det da bli beregnet for deg, slik at du slipper å gjøre noe summering manuelt ved lønnskjøring.

Tips: Usikker på hvordan du setter opp, eller hvordan overtid og tillegg fungerer i Svenn? Ta en titt på disse artiklene:

Hvordan registrere overtid i Svenn

Oppsett av tillegg i Svenn

Når overtid eller tillegg er satt opp, kann du velge hvilken lønnsart som skal kobles mot hver enkelt alternativ, ved å velge en lønnsart fra nedtrekksmenyen under "Lønnsart":

Husk å trykke på Lagre-ikonet for å bekrefte endringen.

Hver gang en ansatt fører overtid, vil lønnsarten som er tilknyttet overtiden bli brukt.

Kobling mellom tillegg og lønnsart gjøres på samme måte.

Videre lesing

Knallbra, du har nå kommet gjennom og fått alle verktøy du trenger for å sette opp Svenn til å fungere som grunnlag for lønn 👏

Vi har integrasjoner med tilpassede filer for en rekke lønnssystemer. I skrivende stund inkluderer dette:

  1. Visma lønn

  2. Uni Økonomi V3

  3. Nettlønn

  4. Xledger

  5. Huldt & Lillevik

  6. Poweroffice

Integrasjon med mitt lønnssystem

Ønsker du å sette opp integrasjonen til ditt lønnssystem?

Hvis du har fulgt stegene til nå, er du egentlig i mål. Du kan nå gå til "Integrasjoner" i menyen til venstre og slå på den integrasjonen du ønsker:

Når integrasjonen er slått på vil du få en ny knapp i menyvalget timeregistrering, som heter "Integrasjon":

Hvis du trykker på denne knappen vil du nå ha et valg om å laste ned en tilpasset rapport for ditt valgte lønnssystem. I dette eksempelet bruker vi Visma Lønn:

Hvis du klikker på denne knappen får du ut to filer fra oss:

  1. CSV- / txt-fil som kan importeres til lønnssystemet ditt.

  2. Kontrollrapport for å se hvordan timene er fordelt på de ulike lønnsartene.

Det er viktig at du ikke åpner og gjør endringer på CSV-filen før du sender den til regnskapsføreren din, eller importerer den selv. Dette er fordi en endring i filen kan ødelegge formateringen, og dermed stoppe importen fra å fungere.

Det var det!

Masse lykke til med oppsettet, og som alltid; hvis du har noen spørsmål er det bare å ta kontakt med oss på support 😄

Fant du svaret?