For deg som er godt kjent med hva timebank er og hvordan det fungerer, skal vi nå ta et dypdykk i hvordan man setter opp modulen Timebank i Svenn, og hvordan dere kan få nytte av den.

Tips: Hvis du ikke har lest artikkelen "Hva er timebank og hvordan fungerer det?", anbefaler vi å ta en titt på den ved å klikke her.

Innhold:

  1. Slå på Timebank i Integrasjoner

  2. Oppsett av kapasitet

  3. Automatiske vs. manuelle innskudd

  4. Oppsett av uttak fra timebank

  5. Rapportering og lønn

  6. Vanlig stilte spørsmål

Slå på Timebank i Integrasjoner

For å få tilgang til Timebank i Svenn må du først slå det på under "Integrasjoner".

Alt du trenger å gjøre er å trykke "Integrasjoner" i menyen til venstre, og så trykke "Slå på", på kortet som holder Timebank:

Illustrasjon av hvordan du slår på Timebank i Svenn.

Oppsett av kapasitet

Kapasiteten som er satt opp på kontoen er regelsettet som styrer hvilke timer som skal håndteres som innskudd til Timebanken.

Når du slår på Timebank som modul, så vil kapasitet automatisk settes for alle ansatte på kontoen til dette:

  • Mandag - fredag, 08:00 - 16:00, 30 minutter lunsj. Totalt: 37,5 timer.

Denne kapasiteten kan du justere for hver ansatt, ved å gå til "Ansatte" i menyen til venstre, og så trykke på den enkelte ansatte du ønsker å sette kapasitet for, og trykke "Kapasitet":

Du vil da få en oversikt over kapasiteten for denne ansatte for hele uka, som du kan justere slik du ønsker.

Som et eksempel sier vi at Hans har en 80% stilling, hvor han jobber alle dager bortsett fra onsdag. Da kan vi avhuke boksen til venstre for onsdag, slik at kapasiteten blir satt til 0 timer på onsdag:

Som vi ser fra bildet blir da total kapasitet justert ned til 30 timer.

Kapasitet regnes i timer, og ikke i tidsrom.

Det betyr at hvis en ansatt har 7,5 timer som kapasitet en dag, med fra- og til-periode satt til 06:00 - 14:00, vil det ikke bli regnet som et innskudd i timebanken hvis det er ført timer før 06:00 eller etter 14:00.

Det blir bare et innskudd hvis det registreres flere timer enn satt i kapasiteten. I dette tilfellet, mer enn 7,5 timer.

Automatiske vs. manuelle innskudd

Når du slår på Timebank i Svenn vil innskudd automatisk bli beregnet basert på kapasitet.

Eksempler på automatiske innskudd:

  1. Hans registrerer timer fra 08:00 - 18:00 på mandag. Hans har 30 minutter lunsj. Kapasitet er satt til 7,5 timer. Dette gir et innskudd på 2 timer til timebanken:

    1. 10 timer - 0,5 timer lunsj - 7,5 timer kapasitet = 2 timer

  2. Hans registrerer timer fra 12:00 - 15:00 på onsdag. Hans har ingen lunsj. Kapasitet er satt til 0 timer. Dette gir et innskudd på 3 timer:

    1. 3 timer - 0 timer lunsj - 0 timer kapasitet = 3 timer.

Hvis du ønsker at de ansatte heller manuelt skal gjøre innskudd i timebanken, er det mulig å skru av automatiske innskudd ved å huke av "Slå av kapasitet for denne brukeren" nederst i ansattkortet, når du er i kapasitetsoversikten:

De ansatte må da ved hver føring det gjelder manuelt skrive inn antallet timer som skal bli satt inn i timebanken, når de fører timer:

Illustrasjon av innskudd til Timebank i Svenn, ved bruk av timeregistreringen.

Hvis dere velger å bruke denne metoden vil det ikke være noen kobling mellom timeregistreringen i Svenn og Timebanken.

I så måte vil Timeregistrering og Timebank være to helt separate funksjoner i Svenn.

Oppsett av uttak fra timebank

For å gjøre uttak i timebanken må du først sette opp registrering av fravær i innstillingene.

Gå til "Innstillinger" og så "Timebank":

Under fraværslønnsart legger du så inn en fraværstype som kan bli tatt i bruk for å registrere uttak fra timebanken ("Avspasering" er ofte brukt).

Denne fraværstypen må være knyttet opp mot en lønnsart.

Lønnsarter setter du opp ved å gå til "Innstillinger", og "Lønn" i menyen til venstre:

Når disse er koblet sammen, så vil "Avspasering" dukke opp som et alternativ når man registrerer fravær i fraværsmodulen:

Fravær ført mot denne fraværstypen vil håndteres som et uttak av timebanken:

Rapportering og lønn

På tidspunktet hvor denne artikkelen blir skrevet er det ingen kobling mellom timebanken og integrasjoner Svenn har til lønnsystemer.

Det betyr at timebanken kun vil fungere som et verktøy for oversikt av timer ansatte har til gode, eller skylder bedriften.

Hvis dere bruker noen av våre integrasjoner til Lønn, og dere ønsker å få med overtidsbetaling eller utbetaling av tillegg, så må dere be de ansatte registrere overtid, eller tillegg, i timeregistreringen som normalt.

Vanlig stilte spørsmål

Det spørsmålet vi blir stilt oftest i forbindelse med bruk av Timebanken er:

Blir registrering av timer under kapasiteten satt for dagen, beregnet som uttak av timebanken?

Det korte svaret er nei. I Svenn er oppsettet gjort slik at innskudd kan skje automatisk, men at alle uttak må gjøres gjennom manuell registrering av fravær.

I praksis betyr dette at ansatte kan la være å registrere timer en hel uke, og kun registrere timer på dager hvor de har 0 i kapasitet, og få alle timer som er registrert som innskudd i timebanken.

Hvis du har noen spørsmål eller er usikker på ting, er vi alltid tilgjengelig for å hjelpe deg. Du kan nå oss gjennom chatten inne i Svenn eller ved å ringe oss.

Fant du svaret?