Fravær er en helt naturlig del av ethvert ansettelsesforhold. Bedriftens ansatte skal på ferie, blir syke eller er fraværende på grunn av barns sykdom, tannlegebesøk eller andre årsaker. I svenn kan alle brukere opprette fravær, noe som sikrer en god og effektiv håndtering av fravær uten stor administrativ belastning.

Dette er en «Kom i gang»-artikkel. Kanskje leter du etter?

Fravær kan registreres både på web og på app:

Web:

  1. Gå til Fravær og trykk «Opprett fravær».

  2. Velg deretter årsak, som enten er fravær eller ferie.

  3. Velger du fravær må det tilknyttes en fraværstype, som er en markering av hva slags fravær som blir gjort. Eks: sykdom, tannlegebesøk (fraværstyper kan opprettes i innstillinger)

  4. Sett deretter fra- og til dato, evnt. tidspunkt hvis du har vært borte mindre enn 1 dag.

  5. Skriv gjerne en kommentar om hvorfor du tar fravær

  6. Trykk Lagre

Har du rollen «Ansatt» eller «Moderator» blir nå timen din lagret og sendt til «Admin» i systemet som må godkjenne fraværet ditt.

Mobil:

  1. Gå til Fravær og trykk «Opprett fravær».

  2. Velg deretter årsak, som enten er fravær eller ferie.

  3. Velger du fravær må det tilknyttes en fraværstype, som er en markering av hva slags fravær som blir gjort. Eks: sykdom, tannlegebesøk (fraværstyper kan opprettes i innstillinger)

  4. Sett deretter fra- og til dato, evnt. tidspunkt hvis du har vært borte mindre enn 1 dag.

  5. Skriv gjerne en kommentar om hvorfor du tar fravær

  6. Trykk Lagre

Har du rollen «Ansatt» eller «Moderator» blir nå timen din lagret og sendt til «Admin» i systemet som må godkjenne fraværet ditt.

Mitt fravær

Du kan se fraværet ditt ved å gå til Fravær -> Mitt fravær. Her vil du se en kalender for hele året som viser ditt fravær. Grønn farge viser ferie, og orange viser fravær. Oppe i høyre hjørnet vises det detaljer om hvor mye ferie du har krav på, gjenværende ferie , og hvor mye du har igjen.

Godkjenne Fravær

«Admin» må godkjenne fravær fra alle «Ansatte» og «Moderatorer». Det dukker opp et varsel hver gang noen gjør en forespørsel, og du kan enten godkjenne fraværet direkte fra varselet, eller gå til oversiktssiden på web i Fravær.

På oversiktssiden vises ansattes navn, årsak og periode som det søkes om. Du kan velge å godkjenne fraværet, avslå eller endre det. Avslår eller godkjenner du, får den ansatte et varsel på mobil.

Fraværsrapporter

Du kan ta ut fraværsrapport som er gruppert etter ansatte eller dato. Gå til planlegger, sorter på data ved bruk av filtrene og deretter trykk på last ned rapport.

Velg gruppering. «Ansatt» grupperer fraværet etter hver enkelt ansatt, og dato viser fraværet i en liste, gruppert etter dato.

Trykk last ned og du får en Excel-fil med all informasjonen.

Fant du svaret?