Uansett hvilken bedrift man har, vil det alltid være enkelte dokumenter man ønsker å strukturere og ta vare på, eller frister man må forholde seg til.

Kompetanse-modulen i Svenn har mange bruksområder, men de vi ser flest blant vare kunder er:

  1. Kompetansebevis / kurs for ansatte, og varsling ved fornyelse av disse.

  2. HMS-kort, og varsling ved fornyelse.

  3. Varsling ved tid for service på maskiner.

  4. Varsling for rutinemessig inspeksjon/uavhengig kontroll på prosjekter.

I denne artikkelen skal vi:

  1. Slå på Kompetanse-modulen

  2. Lage typer kompetanse

  3. Legge til kompetanse

    1. Fornyelse av HMS-kort

1. Slå på Kompetanse-modulen

For å slå på modulen Kompetanse må du gå til Markedsplass i menyen til venstre:

Skjermbilde av menypunktet

Finn og klikk på kortet "Kompetanse":

Klikk så på den oransje "Slå på"-knappen, nede til høyre.

Du får da tilbakemelding om at utvidelsen er slått på, og får et nytt menypunkt i menyen til venstre, under Kvalitet & Sikkerhet, som heter Kompetanse:

Skjermbilde av menypunktet

Ettersom modulen akkurat er slått på, er det ikke lagt opp noen typer kompetanser i listen:

Skjermbilde av en tom Kompetanse-modul i Svenn.

2. Lage typer kompetanse

Kompetansetyper er merkelapper vi kan gruppere ulike typer kompetanser i.

Eksempler på dette er:

  • Kompetansebevis

  • Kurs

  • Sertifikater

  • Vedlikehold

I dette eksempelet har vi en bedrift med verneombud, hvor intern rutine er at selskapets verneombud skal gjennomføre HMS-kurs hvert andre år. Vi ønsker derfor å sette opp varsel for når neste kurs skal finne sted, samt varsling på utgående HMS-kort for ansatte.

Før vi legger til selve kompetansebeviset, må vi opprette nye typer kompetanser. Dette gjør vi ved å trykke på "Innstillinger" i menyen til venstre, og så trykke "Opprett"

Illustrasjon av kompetansetyper i Svenn.

Vi oppretter så to nye typer kompetanser:

  1. HMS-Kurs: Verneombud

  2. Fornyelse av HMS-kort

Skjermbilde av kompetansetyper i Svenn.

3. Legge til kompetanse

Vi kan nå gå tilbake til Kompetanse i menyen, og trykke "Legg til kompetanse":

Skjermbilde av kompetanseoversikt i Svenn.

I skjemaet som åpner seg i sidepanelet, kan vi nå velge 6 nye felter:

  1. Kompetanse: Hvilken type kompetanse dette er.

  2. Ansatt: Hvilken ansatt kompetansen / varslet gjelder for.

  3. Startdato: Når kompetansen ble opprettet / tilkjent.

  4. Sluttdato: Når kompetansen må fornyes / utløper.

  5. Dato for e-postvarsel: Dato for når du ønsker å få varsel om denne kompetansen.

  6. Vedlegg: Eventuelle vedlegg du ønsker å laste opp (Eks: Scann av HMS-kort / Kursbevis / Serviceseddel/ osv.)

Feltene 1 og 2 er påkrevd, mens de andre er valgfrie.

Vi oppretter kompetansen HMS-kurs: Verneombud, ved å fylle inn feltene slik:

Skjermbilde av ny kompetanse i Svenn.

Varselet blir da lagt på den ansatte "Christopher Krohn", og kursets gyldighet er mellom perioden 08.10.2021 og 09.10.2023. Vi setter også opp et varsel for fornyelse av kurs en måned før beviset utløper (09.09.2023).

3.a - Fornyelse av HMS-kort

Et gjentagende bruksområde for kompetansemodulen i Svenn er varsling ved utgående HMS-kort. Dette er et flott eksempel for hele modulens funksjonalitet, så vi vil lage et eksempel på dette også.

Vi har en ansatt ved navn Christopher Krohn, som har et HMS-kort som utløper 15.11.2021. Vi ønsker i Svenn å ha dette HMS-kortet liggende digitalt, og samtidig få varsling på når kortet går ut, slik at vi rekker å fornye det i tide.

Vi trykker igjen på "Legg til kompetanse" og fyller inn informasjonen i skjemaet:

Skjermbilde av skjema for ny kompetanse i Svenn.

Pilen på bildet viser at vi har lastet opp en kopi av HMS-kortet som vedlegg på kompetansen.

Dette gjøres ved å klikke og dra et bilde av kortet inn i feltet hvor det står "Last opp vedlegg", eller ved å trykke "SØK" og lete opp bildet fra pcen.

Vi klikker så "Lagre" og da blir kompetansen lagret, med HMS-kortet lagret som et vedlegg:

Oversikt over kompetansebevis eller varsler på Svenn-kontoen.

Vi vil da få et varsel på e-post den 18.10.2021, om at HMS-kortet utløper og må fornyes.

Vi ønsker deg lykke til med Kompetanse-modulen i Svenn!


Bruker du modulen på en kreativ måte som du tror andre kan ha nytte av å vite om? Eller kanskje du har noen spørsmål om hvordan dere kan bruke den i deres bedrift?

Ta kontakt på chatten, eller send oss en mail på support@svenn.com

Fant du svaret?